Rudi Oostinga ‘Online vergaderen is bij de provincie Drenthe een blijvertje’

Toen Rudi twee jaar geleden neerstreek bij de provincie Drenthe was de Coronapandemie in volle gang. Veel medewerkers werkten vanuit huis en ook met andere organisaties werd vooral online overlegd. “Er was wel av-apparatuur aanwezig maar dat moest nu breed worden toegepast in alle vergaderruimtes. Dan heb je het al snel over 75 ruimtes waar hybride vergaderen mogelijk moet zijn. Ik heb me toen snel verdiept in alle mogelijke systemen en me heel pro-actief opgesteld. Je kunt je voorstellen dat er heel veel vragen kwamen van medewerkers die onbekend waren met het gebruik en hulp en advies nodig hadden.”

Planmatig

Het betekende alle hens aan dek en veel improviseren. Rudie: “Je brengt in kaart wat er staat en gaat analyseren hoe daar uitbreiding en verbetering voor mogelijk is. Je komt dan voor obstakels te staan die je direct moet oplossen maar tegelijkertijd ga je nadenken over een plan om het goed te organiseren en aan te pakken. Door zo te werken kon ik me in korte tijd ontwikkelen tot een specialist op het gebied van Teams.”

Problemen fixen

Het gaat om infrastructuur en gebruikte apparatuur van leveranciers, maar het gaat ook over de afstemming en integratie met andere Microsoft-producten. “Je gebruikt bijvoorbeeld Outlook als reserveringssysteem van de vergaderruimtes, dat is heel gebruiksvriendelijk en werkt samen met het apparaat dat op tafel staat. Maar natuurlijk gaan er ook dingen fout. Er kan een systeemstoring zijn en dan moet je snel paraat zijn om het te fixen.”

Goede sfeer

Rudi werkt bij de provincie niet alleen. Hij heeft een team van zo’n vijftien man om zich heen die onderling de taken verdelen, zoals de bemensing van de servicedesk waar problemen kunnen worden gemeld. “Er is een prima sfeer bij de provincie Drenthe, mensen gaan heel goed met elkaar om, ook als er ergens een technische storing is. Er is begrip en men is blij dat iemand het oplost.”

Leerpunten

De ontwikkeling van de systemen is in enkele jaren hard gegaan. Wat zijn nu de leerpunten voor de toepassing in zo’n grote organisatie? “Op de eerste plaats is het van belang goed na te denken over de hardware waarin je investeert. Wil je storingen voorkomen dan is kwaliteit belangrijk. Bij de Provincie Drenthe schakelen we nu bijvoorbeeld over op apparatuur van Cisco. Die is wel duurder maar de betrouwbaarheid is beter. De apparatuur is minder storingsgevoelig en dat leidt tot een hogere gebruikerstevredenheid. 

Wat betreft software zie je dat in Europa Microsoft Teams de overhand heeft. Niet omdat het per se beter is maar het integreert vaak wel beter met de andere Microsoft software die in veel organisaties toch al wordt gebruikt. Ook daarin is veel ontwikkeling, noem bijvoorbeeld het gebruik van Azure. Daarin moet je medewerkers echt op weg helpen, groepsgewijs of individueel. Zo hebben we bijvoorbeeld het secretariaat als groep getraind in het gebruik.”

Stijgende vraag

Kijken we naar de toekomst dan zet de provincie Drenthe blijvend in op hybride werken. Rudi: “Ook na Corona werken veel mensen gedeeltelijk thuis of wordt er online vergaderd. Dat wordt ook gestimuleerd want het werkt vaak heel efficiënt en ook als je zoals de provincie inzet op duurzaamheid is het effectief. Het scheelt gewoon vele kilometers brandstof. We zien hier de vraag naar online vergaderruimtes nog steeds stijgen. Dat geldt trouwens ook voor de vergaderingen in de Statenzaal. Alle overleggen van het Drentse parlement zijn op grote digitale schermen te volgen en worden live gestreamd. Ook daar assisteren we. Kortom, genoeg werk te doen hier!”